Emettere fatture in modo digitale rappresenta un'innovazione significativa nell'ambito della gestione amministrativa e contabile, in quanto richiede l’uso delle nuove tecnologie, come computer, tablet o smartphone.
La sua importanza nell'ambito commerciale e fiscale è quindi innegabile e per questo è fondamentale sapere come emettere fattura elettronica. Questa, in sintesi, permette di ridurre i tempi di gestione delle operazioni commerciali e aumentare la trasparenza nei confronti dei clienti.
Inoltre, facilita il monitoraggio delle transazioni in tempo reale, permettendo un migliore controllo dei flussi di cassa e delle scadenze di pagamento.
È uno strumento e migliorare la tracciabilità delle transazioni. Grazie al Sistema di Interscambio (SdI), infatti, le fatture vengono controllate e validate in modo automatico, garantendo il rispetto delle normative.
Conoscerla, quindi, è assolutamente necessario e in questo contesto una delle domande che maggiormente i liberi professionisti si pongono è: quali sono i termini di invio e le sanzioni in caso di omissione?
Quali sono i termini di invio per una fattura elettronica
La normativa stabilisce in modo chiaro quali sono i termini di invio di una fattura elettronica: secondo quanto stabilito dall'art. 21 del D.p.r. n. 633/72, è dal momento che questa viene trasmessa, consegnata, spedita o messa a disposizione del committente che viene considerata come emessa.
Per quelle elettroniche, ciò avviene tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate. Pertanto, la data di emissione coincide sostanzialmente con la data di trasmissione.
Per quanto riguarda i tempi di invio, questi variano a seconda del tipo di fattura. Nel caso di fattura immediata, che documenta operazioni come la vendita di beni o la prestazione di servizi, questa deve essere emessa e trasmessa al SdI entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione a cui il documento si riferisce.
Per quelle differite, invece, che documentano operazioni con specifiche caratteristiche come la cessione di beni con consegna documentata tramite documento di trasporto (DDT), queste devono essere inviate entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l'operazione.
Fattura elettronica non inviata: in quali sanzioni si incorre
Le sanzioni legate alla mancata trasmissione di una fattura elettronica sono una questione di notevole rilievo per entrambe le parti coinvolte nell'operazione commerciale.
In particolare, il cedente, ossia colui che ha erogato il servizio o venduto il bene, può incorrere in ammende amministrative pecuniarie che variano dal 90% al 180% dell'imposta non correttamente documentata.
Nel caso in cui la fattura elettronica omessa non influisca sulla liquidazione IVA, la sanzione è stabilita con un importo minimo di 250 euro e un massimo di 2.000 euro. Se invece l'IVA non è stata esposta correttamente, la multa è determinata in un intervallo compreso tra il 5% e il 10% dei corrispettivi.
Per quanto riguarda il cessionario o committente, la penalità è differente e corrisponde al 100% dell'IVA documentata in modo errato. Tuttavia, è importante sottolineare che il committente può evitare tali ammende qualora provveda alla regolarizzazione dell'operazione.
Questo può avvenire emettendo un'autofattura elettronica nei 30 giorni successivi allo scadere dei 4 mesi dalla data dell'operazione.
Tale documento fiscale deve essere trasmesso telematicamente al Sistema di Interscambio (SdI) e l'IVA corrispondente deve essere versata, con la possibilità di essere portata in detrazione nella liquidazione periodica.
I consigli per ottimizzare la fatturazione elettronica
L'utilizzo di un software per la fatturazione elettronica può rivoluzionare completamente la gestione amministrativa di un'azienda, portando numerosi vantaggi e consentendo di evitare sanzioni.
Oltre al risparmio di tempo considerevole, che si traduce in un incremento della produttività e della redditività dell'attività, un buon programma offre una serie di funzionalità che ottimizzano i processi amministrativi.
Uno dei principali vantaggi è ad esempio la possibilità di gestire in modo automatico e preciso tutti gli aspetti legati alla fatturazione elettronica, dalla creazione e l'invio delle fatture fino alla conservazione sostitutiva.
Inoltre, vi è l’opportunità di automatizzare solleciti e pagamenti, semplificando anche la numerazione di clienti, documenti di trasporto e prodotti in magazzino.
Grazie alla sua capacità di registrare con precisione tutte le operazioni finanziarie, questo tipo di software offre un controllo costante sulle finanze dell'azienda, consentendo di monitorare costantemente fatture e pagamenti.
È data anche la possibilità di integrarlo con servizi di pagamento online, cosa che facilita ulteriormente la gestione degli incassi e riduce il rischio di mancati pagamenti da parte dei clienti.
Un aspetto cruciale è poi la riduzione del rischio di errori nella compilazione dei documenti contabili, perché questi sono automatizzati e non più soggetti alla trascrizione o al calcolo umano.
Infine, un software di fatturazione consente di effettuare un'analisi dettagliata dei dati aziendali, fornendo informazioni preziose per prendere decisioni strategiche e investire in modo più redditizio.
